蔡逸竹

　　在瀏覽Excel表格中的數據時，為了查找的方便，我們經常要對數據進行排序。下面，我們以「員工基本情況登記表」為例，來看看具體的操作過程：

　　1、快捷排序：如果我們希望對員工資料按「工齡」由長到短進行排列，可以這樣操作：選中「工齡」列任意一個單元格，然後按一下「常用」工具欄上的「降序排序」按鈕即可。

　　注意：如果按「常用」工具欄上的「升序排序」按鈕，則將「工齡」由短到長進行排序。
　　如果排序的對象是中文字符，則按「漢語拼音」順序排序。
　　如果排序的對象是西文字符，則按「西文字母」順序排序。

　　2、多條件排序：如果我們需要按「學歷、職稱、工齡」對數據進行排序，可以這樣操作：選中數據表格中任意一個單元格，執行「數據→排序」命令，打開「排序」對話框，將「主要關鍵詞、次要關鍵詞、第三關鍵詞」分別設置為「學歷、職稱、工齡」，再設置一下排序方式（「升序」或「降序」），然後按下「確定」按鈕就行了。

　　注意：在「排序」對話框中，應根據數據表的具體情況，確定選中「有標題行」或「無標題行」選項（默認為「有標題行」。）

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　利用「格式」工具欄上的快捷按鈕，可以快速為Excel數據表格設置數值的特殊格式。

　　1、設置貨幣格式：選中相應的數值區域，單擊「格式」工具欄上的「貨幣樣式」按鈕，即可為數值添加上貨幣符號（默認情況下是人民幣符號）。

　　注意：在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標單擊或拖拉，可以同時選中不連續的單元格（區域）。

　　2、設置百分比格式：選中相應的數值區域，單擊「格式」工具欄上的「百分比樣式」按鈕，即可將普通數值轉換為百分數形式。

　　3、增加和減少小數位數：選中相應的數值區域，多次單擊「格式」工具欄上的「增加小數位數」（或「減少小數位數」）按鈕，即可快速增加（或減少）小數的位數。

　　注意：如果要清除數值所設定的格式，可以這樣操作：選中需要清除格式的單元格區域，執行「編輯→清除→格式」命令即可。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　在用Excel製作表格時，我們經常要求讓符合某種條件的數據以不同的顏色（字符顏色或填充顏色）顯示出來，對於這種要求，我們可以用「條件格式」來實現。
　　下面，我們以成績表為例，讓大於等於90分的成績數值以「藍色」顯示出來，讓小於60分的成績數值以「紅色」顯示出來。

　　1、選中成績所在的單元格區域，執行「格式→條件格式」命令，打開「條件格式」對話框。

　　注意：在選取較大的單元格區域時，可以這樣操作：單擊鼠標，選中區域的左上角第一個單元格，然後拖拉滾動條到區域的尾首，按住Shift鍵，單擊區域右下角最後一個單元格。

　　2、按第2個方框右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選擇「大於或等於」選項，然後在後面的方框中輸入數值「90」。

　　3、按下「格式」按鈕，打開「單元格格式」對話框，在「字體」標籤中，按「顏色」右側的下拉按鈕，在隨後彈出的調色板中，選擇「藍色」選項，確定返回。

　　4、單擊一下「添加」按鈕，添加一個「條件格式」，再仿照上述操作，設置好小於「60」分的「條件格式」。

　　5、設置完成後，確定返回。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　當一個工作簿中有多個工作表時，為了提高觀感效果，同時也為了方便對工作表的快速瀏覽，我們將工作表標籤（Sheet1、Sheet2……）設置成不同的顏色。

　　右擊工作表標籤，在隨後旨出的快捷菜單中，選擇「工作表標籤顏色」選項，打開「設置工作表標籤顏色」對話框，選擇一種合適的顏色，確定返回即可。

　　注意：這是Excel2002及後續版本新增加的功能。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　電子錶格通常是供大家在電腦屏幕上直接瀏覽的，為了提高觀感效果，我們通常用背景功能把表格裝飾一番。

　　步驟一、事先準備好一張合適的圖片，保存在某個文件夾中。
　　步驟二、打開需要設置背景的文檔，執行「格式→工作表→背景」命令，打開「工作表背景」對話框，定位到上述圖片所在的文件夾，選中該圖片，再單擊「插入」按鈕返回即可。

　　注意：在上述對話框中，直接雙擊選中的圖片，也可以快速將圖片設置為背景，並關閉該對話框。
　　設置的背景只能供瀏覽，而不能打印出來。
　　只要執行一下「格式→工作表→刪除背景」命令，即可將設置的背景刪除。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　今天我們用動畫的形式介紹在Excel文件模版的保存、調用的方法和技巧。

　　一、模版的保存

　　我們經常可能要使用一個固定格式的表格，我們可以將其保存為模板。

　　表格製作好了以後，執行「文件→保存」命令，打開「另存為」對話框，將「文件類型」設置為「模板（*.xlt）」，然後取名保存即可。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　有時候我們希望在Excel中一次打開多個文檔，可以先將這些文檔保存為一個「工作區文件」。

　　將需要同時打開的文件一一打開（最好在同一個文件夾中），然後執行「文件保存工作區」命令，打開「保存工作區」對話框，取名保存。

　　以後只要打開這個工作區文件，上述多個文件即被全部打開。


　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　在Excel的「打開」和「另存為」對話框中的右側區域中有一些文件夾的快捷方式，能不能將一些常用文件夾添加到這個地方呢？

　　方法如下：在「打開」或「另存為」對話框中，定位到需要添加的文件夾中，然後按工具欄上的「工具」按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選擇「添加到我的位置」選項。
　　以後我們打開Excel時即可通過這個快捷方式，快速定位到相應的文件夾中。

　　注意：在這裡設置後，在其他Office組件中同樣有效。


　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　默認情況下，在Excel保存新建工作簿文檔時，打開的文件夾是「我的文檔」，能不能打開指定的文件夾呢？

　　方法是這樣的：執行「工具選項」命令，打開「選項」對話框，切換到「常規」標籤下，在「默認文件位置」後面的方框中輸入指定的文件夾路徑及名稱，確定返回即可。

　　注意：這樣設置後，以後執行「打開」操作時，同樣直接定位到上述指定的文件夾中。


　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　如果我們手裡有一份Excel工作簿文檔，只希望別人查看其中的數據，而不希望別人保存所做的修改，可以為其設置只讀密碼。

　　設置只讀密碼，也有兩種方法，我們這裡只介紹通過「選項」設置的方法：

　　1、打開需要設置密碼的文檔，執行「工具選項」命令，打開「選項」對話框。
　　2、切換到「安全性」標籤下，設置「打開權限密碼」，確定後，重新輸入一遍密碼，確定返回。
　　3、再保存一下文檔。
　　4、打開這樣的文檔，如果沒有正確的密碼，可以在只讀方式下打開瀏覽其中的內容，而不能保存對其所做的修改。


　　具體操作的動畫演示過程如下：