蔡逸竹

　　完全可以這樣說，「宏」是Excel的精華部分，如何錄製一個宏呢？

　　下面，我們以錄製一個設置標題「跨列居中」的宏為例，看看具體的錄製過程：

　　1、執行「工具→宏→錄製新宏」命令，打開「錄製新宏」對話框。
　　2、在「宏名」下面輸入一個名稱（如「跨列居中」），並設置好宏的保存位置。
　　注意：宏的保存位置有三種：當前工作簿——宏只對當前工作簿有效；個人宏工作簿——宏對所有工作簿都不得有效；新工作簿——錄製的宏保存在一個新建工作簿中，對該工作簿有效。
　　3、按下「確定」按鈕開始錄製。
　　4、將設置「跨列居中」的過程操作一遍，完成後，按一下「停止錄製」工具欄上的「停止錄製」按鈕。
　　宏錄製完成。

　　有些宏需要對任意單元格進行操作，這時，請在操作開始前，選中「停止錄製」工具欄上的「相對引用」按鈕。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　1、設置水平對齊方式：默認情況下，在單元格中輸入字符時，水平靠左，輸入數值時，水平靠右。我們可以利用「格式」工具欄上的快捷按鈕，調整水平對齊方式。
　　選中需要設置水平對齊方式的單元格區域，單擊「格式」工具欄上相應的水平對齊按鈕即可。

　　2、設置垂直對齊方式：默認情況下，在2002及以後的版本中，單元格的垂直對齊方式是「居中」的，一般不需要調整；而在Excel2000及以前版本中，單元格的垂直對齊方式是「靠下」的，需要通過「單元格格式」對話框進行調整。

　　選中需要設置垂直對齊方式的單元格區域，執行「格式單元格」命令，打開「單元格格式」對話框，切換到「對齊」標籤下，單擊「垂直對齊」右邊的下拉按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選擇一種對齊方式（如「居中」，確定返回即可。

　　注意：如果需要將標題放在整個表格的中間，除了可以利用「合併及居中」的方式外，也可以仿照上述操作，在「單元格格式」對話框中，設置「水平對齊」方式為「跨列居中」及可。

　　動畫示意如下：

蔡逸竹

　　現在的中文輸入法，都具有「軟鍵盤」功能，利用「軟鍵盤」可以快速輸入一些特殊符號。
　　展開任意一個中文輸入法（如「快樂五筆」），右擊狀態條右邊的「小鍵盤」，在隨後彈出的快捷菜單中，選擇一種軟鍵盤（如「希臘字母」），在隨後彈出的軟鍵盤上，點擊相應的按鍵，即可輸入相應的符號。

　　注意：輸入完成後，再按一下輸入法狀態條上右邊的「小鍵盤」即可關閉軟鍵盤，輸入後續中文字符。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　如果在某些單元格中需要輸入固定格式的數據（如「職稱」等），我們可以通過「數據有效性」建立一下下拉列表，來進行選擇輸入，以方便統一輸入的數據。
　　選中需要建立下拉列表的單元格區域，執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框，在「設置」標籤下，按「允許」右側的下拉按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選擇「序列」選項，然後在下面「來源」方框中輸入序列的各元素（如「高級工程師,工程師,助理工程師,技術員,其他職稱」等），確定返回。

　　注意：各元素這間請用英文狀態下的逗號隔開。

　　選中上述區域中某個單元格，在其右側出現一個下拉按鈕，點擊此按鈕，在隨後出現的下拉列表中，選擇相應的元素（如「助理工程師」），即可將該元素輸入到相應的單元格中。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　學生的考試成績通常位於0—100之間，在用Excel登記學生的成績時，為了防止輸入的成績超出範圍，我們用「數據有效性」功能來控制一下。
　　選中保存成績的單元格區域，執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框，在「設置」標籤下，按「允許」右側的下拉按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選擇「小數」選項，然後在下面分別輸入最小值（「0」）和最大值（「100」）；切換到「輸入信息」標籤中，設置提示信息；切換到「出錯警告」標籤下，設置出錯提示及處理方法。全部設置完成後，確定返回。

　　注意：不進行「輸入信息」和「出錯警告」設置，不影響此有效性的使用。

　　以後再輸入成績時，當輸入的成績不在0—100之間時，系統會給出相應的提示，並拒絕接受錄入的數值。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　在Excel中，輸入超過12位的數值，系統自動將其轉換為科學記數格式，如果輸入超過15位的數值，系統自動將15位以後的數值轉換為「0」。這種轉換對於我們需要輸入一些特殊數值（如身份證號碼）時，就不能符合我們的要求了。為了能讓這些長位數數值完整顯示出來，就必須用下面兩種方法，將單元格轉換成文本格式，然後再輸入。
　　方法一：在輸入這些長數值時，先輸入一個英文狀態下的單引號（「'」），然後接頭輸入數值即可。

　　注意：這種方法適合輸入少量的長數值，且輸入的英文狀態下的單引號不影響顯示和打印。

　　方法二：選中相應的單元格區域，執行「格式→單元格」命令，打開「單元格格式」對話框，在「數值」標籤下，選中「文本」選項，確定返回，再在上述單元格中輸入長數值就行了。


　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　如果我們經常需要在Excel中輸入同樣的一列數據（如員工的姓名），我們可以將它們定義成內置序列，然後用「填充柄」拖拉輸入。

　　先將序列元素輸入到一列（行）連續的單元格區域（如B3至B14）中，然後執行「工具選項」命令，打開「選項」對話框，切換到「自定義序列」標籤下，按「導入」按鈕前面的紅色按鈕，選中上述序列區域，再按紅色按鈕返回，單擊一下「導入」按鈕，最後確定退出即可。

　　在某個單元中，輸入員工姓名序列中某個姓名，然後用「填充柄」拖拉，即可快速輸入該員工姓名後面的其他員工姓名。


　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　大家知道，Excel內置了大量的序列（星期、日期、序數等），我們可以通過下面兩種方法來方便快捷地輸入這些內置序列：

　　1、選中A3、A4兩個單元格，分別輸入「序數」的前面兩個數值（如1、2），然後同時選中這兩個單元格，再將鼠標移到A4單元格右下角成「細十字線」狀時，按住鼠標左鍵向下拖拉至最後一個單元格，鬆開鼠標，即可快速輸入相應序數。

　　注意：這種「細十字線」狀態，我們通常稱之為「填充柄」狀態。

　　2、選中保存序列的第1個單元格（如B3），輸入序列中某個元素（如「甲」等），然後用「填充柄」拖拉，即可地拖拉過的單元格區域中輸入該序列。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　利用Excel「自動篩選」功能，可以輕鬆地把符合某種條件的數據挑選出來。

　　1、普通篩選

　　我們在「員工基本情況登記表」中，把「職稱」為「高級工程師」的人員挑選出來：選中表格中任意一個單元格，執行「數據→篩選→自動篩選」命令，進入「自動篩選」狀態（列標題處出現一個下拉按鈕），然後按「職稱」列右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選擇「高級工程師」選項，符合條件的數據即刻被挑選出來。

　　2、自定義篩選

　　我們在「員工基本情況登記表」中，把「職稱」為「高級」（高級工程師、高級政工師等）的人員挑選出來：在「自動篩選」狀態下，按「職稱」列右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選擇「自定義」選項，打開「自定義自動篩選方式」對話框，按左側方框右邊的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選擇「包含」選項，然後在右邊的方框中輸入「高級」字符，確定返回，符合條件的數據同樣被挑選出來。

　　注意：再次執行「數據→篩選→自動篩選」命令，即可退出「自動篩選」狀態。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　當我們對「姓名」列進行排序時，默認情況下是按字母順序進行排序的，而對於中國人來說，喜歡按「姓氏筆劃」對姓名進行排序：

　　1、選中姓名列任意一個單元格，執行「數據→排序」命令，打開「排序」對話框。

　　2、單擊其中的「選項」按鈕，打開「排序選項」對話框，選中其中的「筆劃排序」選項，確定返回到「排序」對話框。

　　2、設置好「排序方式」（如「升序」），再按下「確定」按鈕即可。

　　注意：如果需要按某行屬性對數據進行排序，我們只要在上述「排序選項」對話框中選中「按行排序」選項即可。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：